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総会の議事については、議事録を作成しなければなりません。
この議事録には、招集年月日のほか出席理事の氏名、出席監事の氏名、議事の経過の要領及びその結果等を記載することとなっており、４月１日の法改正後に、組合の定款を変更してない場合は、出席理事の記名押印が必要となります。また、総会議事録の作成義務者は特定理事です。
議事録は、総会における議決事項の裏づけ資料として用いられるものであり、決算書類や各種変更事項の届出や登記などの添付書類に利用されるので基本的な様式にのっとって作成されることが望ましく、議事録記載事項については、下表のとおりです。 |
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総会の種類（通常総会、臨時総会）
- 招集年月日
- 開催の日時および場所
- 組合員数及び出席者数並びにその出席方法
- 出席理事の氏名
- 出席監事の氏名
- 議長の氏名
- 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
- 議事の経過の要領及びその結果（議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議決権数）
- 監事が、総会において監事の選任、解任若しくは辞任について述べた意見、総会提出資料に法令、定款違反若しくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果又は総会において述べた監事の報酬等についての意見の内容の概要
- 監事が報告した会計に関する議案又は決算関係書類に関する調査の結果の内容の概要
注：１０.中の「総会提出資料に法令、定款違反若しくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果」は、監事に業務監査権限を与える組合における規定であり、１１.は監事の職務を会計に関するものに限定する組合における規定であるので、組合によって、適宜、選択すること。
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総会議事録記載例
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